Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Najpierw trzeba uporządkować tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a następnie dobierać rozwiązania techniczne oraz program Inaczej planuje się kameralne spotkanie pracowników, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług często prowadzi do niepotrzebnych kosztów. Uporządkowany brief ogranicza liczbę przypadkowych zmian w późniejszych etapach a organizator po stronie firmy zyskuje większą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć bezpieczniej najpierw określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Celem nie powinno być zebraniu maksymalnej liczby atrakcji, lecz na takim ułożeniu aktywności, aby nie konkurowały ze sobą o uwagę.
Warto także ustalić przewidywaną liczbę uczestników, możliwości parkingowe oraz stopień formalności. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ czas wydarzenia determinuje sposób rozłożenia poszczególnych aktywności. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, kolejne elementy trzeba przebudowywać zamiast konsekwentnie realizować plan.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Sama estetyka lokalizacji nie przesądza o jej funkcjonalności. Lokalizację dobrze analizować pod kątem dostępu dla uczestników i ekip technicznych, a także dostępu do energii. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Ważne jest również zaplanowanie ciągów komunikacyjnych pomiędzy cateringiem, sceną i atrakcjami.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje przestrzeń dla uczestników i zaplecze niewidoczne dla gości. Niektóre elementy wymagają odpowiedniej powierzchni, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba ograniczyć wzajemne zakłócanie się poszczególnych punktów programu. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy organizator zachowuje kontrolę nad przebiegiem imprezy.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a następnie porównuje kilka propozycji. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia najniższej ceny. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak catering, program i atrakcje czy zaplecze sanitarne. Pozornie tańsza propozycja może wymagać później zamawiania kolejnych usług.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Jeżeli za poszczególne strefy odpowiadają różne podmioty, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Bez takiego ustalenia łatwo o nakładające się godziny montażu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Piknik na świeżym powietrzu wymaga uwzględnienia czynników niezależnych od organizatora. Plan B nie stanowi elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Trzeba ustalić, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Plan awaryjny powinien obejmować również problem techniczny. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można przygotować procedury ograniczające skutki najczęstszych problemów. Pomaga w tym posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Problemy można rozwiązywać według wcześniej ustalonego schematu zamiast powodować niepotrzebne zamieszanie.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. Największe znaczenie mają funkcjonalna lokalizacja, koordynacja wykonawców i gotowość na zmianę warunków. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+